Версия для слабовидящих
Цветовая схема:
A
A
Размер шрифта:
A A A A
ГлавнаяEa?oa naeoa Ia?aoiay naycu

Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и организации личного приема граждан и юридических лиц в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь

 Приказ Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь
17 января 2012 г. № 20
 

 

Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических
лиц и организации личного приема граждан и юридических лиц в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь
(в ред. приказа Минсельхозпрода от 13.11.2015 N 38) 

 

На основании Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц», Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» и пункта 4 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и организации личного приема граждан и юридических лиц в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь.

2. Делегировать заместителям Министра сельского хозяйства и продовольствия право принимать решение об оставлении обращений без рассмотрения.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управление организационного обеспечения, учета и делопроизводства (Гриб В.Г.). 

 

Министр                                                                               М.И.Русый

 


 

 

УТВЕРЖДЕНО
приказ Министерства
сельского хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
от  17.01.2012 № 20
(в ред. приказа Минсельхозпрода
от 13.11.2015 N 38)

 

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и организации личного приема граждан и юридических лиц в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь 

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 83, 2/1852), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 250, 1/8997) и постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 5, 5/35055) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, — граждане), юридических лиц Республики Беларусь и представительств иностранных организаций (далее – юридические лица), поступившим в Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь (далее – Минсельхозпрод).

2. Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц в Минсельхозпроде ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется отделом контроля и делопроизводства управления организационного обеспечения, учета и делопроизводства.

Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной форме.

3. Обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также обращения, поступившие от юридических лиц, на которые возложены функции редакций средств массовой информации, рассматриваются Минсельхозпродом в порядке, установленном законодательством для рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, за исключением случаев, когда законодательством установлен иной порядок их подачи и рассмотрения.

4. Действие настоящей Инструкции не распространяется на переписку Минсельхозпрода при выполнении им функций, возложенных на него нормативными правовыми актами.  

5. Обращения граждан, а также юридических лиц, не относящиеся к компетенции Минсельхозпрода, в срок не позднее пяти рабочих дней со дня их регистрации направляются отделом контроля и делопроизводства за подписью Министра или его заместителей для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией с уведомлением в тот же срок заявителей либо в тот же срок в порядке, установленном законодательством, оставляются без рассмотрения по существу, о чем уведомляются заявители с разъяснением, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться  для решения вопросов, изложенных в обращениях.

6. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в срок не позднее пяти рабочих дней со дня их регистрации в Минсельхозпроде направляются отделом контроля и делопроизводства в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.

7. В случае пропуска трехлетнего срока со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан отдел контроля и делопроизводства готовит мотивированный отказ в рассмотрении жалобы за подписью Министра или заместителей Министра и направляет его гражданину в срок не позднее пяти рабочих дней.

8. Регистрация обращений заявителей, за исключением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, в Минсельхозпроде осуществляется заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства в автоматизированном (электронном) виде, с заполнением регистрационно-контрольных карточек по форме согласно приложению.

В регистрационно-контрольную карточку могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям.

Из регистрационно-контрольной карточки могут исключаться реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи с особенностями рассмотрения обращений заявителей.

9. Электронные обращения должны поступать в Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь на белорусском или русском языках через специальную (отдельную) рубрику официального Интернет-сайта «Электронные обращения» в соответствующие подразделы «Электронные обращения граждан» или «Электронные обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Электронные обращения, направленные непосредственно в адрес электронной почты Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, подлежат рассмотрению, если они содержат необходимый перечень сведений о заявителе, установленный законодательством.

При поступлении в Минсельхозпрод электронного обращения в случае необходимости может создаваться его бумажная копия, которая регистрируется в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.

10. Конверты от поступивших письменных обращений заявителей сохраняются  в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

11. Все поступившие в Минсельхозпрод обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления.

Обращения заявителей, поступившие в Минсельхозпрод в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

12. Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, проставляемом в правом нижнем углу или на другом свободном от текста листе первой страницы обращения. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера поступившего обращения и начальной буквы фамилии автора обращения (например, 128-Л). Ответы (уведомления) на обращения, в том числе ответы (уведомления), направленные заявителю на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, регистрируются с проставлением после регистрационного индекса обращения порядкового номера по электронному журналу регистрации исходящих обращений (например, 128-Л/217). 

13. Повторным обращениям при их поступлении в Минсельхозпрод в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первоначального обращения или очередной индекс. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «повторно» и заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства подбираются предшествующие документы за период не более 3-х лет со времени поступления первоначального обращения.

14. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в  Минсельхозпрод, учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 214-С-1, 214-С-2, 214-С-3).

При подаче заявителем в Минсельхозпрод нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.

15. Обращения заявителей, поступившие в Минсельхозпрод из вышестоящих органов, по которым не требуется направление ответов заявителям, регистрируются и учитываются как поручения вышестоящих органов.

16. После регистрации и подготовки проекта резолюции обращения заявителей, в том числе бумажные копии электронных обращений, передаются заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства на рассмотрение Министру или его заместителям по вопросам, входящим в их компетенцию. Решение о порядке рассмотрения обращения должно быть принято не позднее, чем через два рабочих дня после передачи его на доклад руководству. Поручения оформляются в форме электронных резолюций, отражаемых в электронной регистрационно-контрольной карточке.

17. Контроль за рассмотрением обращений в Минсельхозпроде, в том числе замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, ведется заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля.

С обращений, пересылаемых на рассмотрение организаций, находящихся в подчинении Минсельхозпрода, делаются ксерокопии для последующего контроля за их рассмотрением.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль за рассмотрением обращений заявителей завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц. Решения о снятии с контроля обращений принимаются Министром или его заместителями по курируемым вопросам. 

Ответственность за полноту и качество рассмотрения обращений несут начальники структурных подразделений Минсельхозпрода и работники, которым поручено их непосредственное рассмотрение и подготовка ответа.

18. Обращения, направленные в Минсельхозпрод вышестоящими государственными органами (вышестоящими должностными лицами), иными организациями, требующими сообщить результаты рассмотрения, и предписания, предусмотренные пунктом 26 настоящей Инструкции, подлежат постановке на особый контроль.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации, по находящимся на контроле обращениям заявителей и предписаниям указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю заявителя о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

19. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителю с сопроводительным письмом.

20. Организация личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей,  их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный прием) Министром и его заместителями возлагается на отдел контроля и делопроизводства. Личный прием Министром, его заместителями и другими должностными лицами Минсельхозпрода, как правило, ведется по предварительной записи, которая может осуществляться по телефону или с помощью электронных средств связи.. Информация о времени и месте проведения личного приема и порядке осуществления предварительной записи на личный прием размещается на информационном стенде и сайте Минсельхозпрода.

График личного приема Министром, его заместителями, руководителями структурных подразделений Минсельхозпрода утверждается ежегодно приказом Министра.

Контроль за рассмотрением обращений, поступивших на личном приеме Министру и его заместителям, осуществляет заместитель начальника отдела контроля и делопроизводства. О результатах рассмотрения обращений сообщается заявителю в установленные пунктом 22 настоящей Инструкции сроки,  о чем делается запись в книге личного приема граждан.

21. При устном обращении гражданин должен предъявить документ, удостоверяющий личность. Представители заявителей также должны предъявить документы, подтверждающие их полномочия.

22. Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации в Минсельхозпроде, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, — не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. В случае, если для решения изложенных в обращениях вопросов необходимы совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, заявителям в срок не позднее одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращений, направляется письменное уведомление о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращений по существу.

23. Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема. Результат решения изложенных в устном обращении вопросов отмечается в книге личного приема граждан.

24. Письменные ответы (уведомления) на письменные обращения, в том числе полученные в ходе личного приема, замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, подписываются Министром или его заместителями по вопросам, входящим в их компетенцию. Руководителем структурного подразделения подписывается ответ заявителю только в случае, если заявитель непосредственно обращался к данному должностному лицу.

25. Ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, подписываются Министром или его заместителями по вопросам, входящим в их компетенцию, и передаются заместителю начальника отдела контроля и делопроизводства для помещения их в дело.

Письменные ответы (письменные уведомления) на электронные обращения даются в случаях, если заявитель в своем электронном обращении просит направить письменный ответ (письменное уведомление) либо в электронном обращении отсутствует адрес электронной почты, а также в случаях, когда решение о направлении письменного ответа (письменного уведомления) принято Министром или заместителями Министра.

26. При поступлении в Минсельхозпрод обращений, авторы которых не удовлетворены результатами их рассмотрения организациями, находящимися в подчинении Минсельхозпрода, и комитетами по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов, обращение докладывается отделом контроля и делопроизводства Министру или его заместителю, который поручает начальнику структурного подразделения в соответствии с компетенцией проверить изложенные в обращении вопросы и при наличии оснований для положительного решения рассматривает обращение по существу или выдает предписание указанным организациям и комитетам о надлежащем решении этих вопросов, о чем сообщает заявителю.

По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения организациями, находящимися в подчинении Минсельхозпрода, и комитетами по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов обращений отдел контроля и делопроизводства направляет их руководителям представление за подписью Министра или заместителя Министра о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности.

27. Оформление предписания осуществляется заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38–2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в форме письма за подписью Министра или его заместителей по курируемым вопросам. Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.

28. Отдел контроля и делопроизводства в соответствии с координационным планом контрольной (надзорной) деятельности осуществляет в организациях, входящих в систему Минсельхозпрода, в том числе их обособленных подразделениях, и комитетах по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений, а в случаях, предусмотренных законодательством, организует выездные проверки работы с обращениями.

29. В случаях, когда в письменных обращениях, поступивших в Минсельхозпрод, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в срок не позднее пяти рабочих дней отделом контроля и делопроизводства направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.

30. Решение о предоставлении для ознакомления гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, их представителю, представителю юридического лица материалов, непосредственно относящихся к рассмотрению  их обращений, принимается начальником или заместителем начальника структурного подразделения Минсельхозпрода, в котором данные материалы находятся, при необходимости по согласованию с Министром или его заместителями по курируемым вопросам.

31. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителем своего обращения, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрение коллективного обращения тридцати и более заявителей с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), а также отметка о выдаче предписания и его исполнении должны быть точно и своевременно отражены в электронной регистрационно-контрольной карточке заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства.

Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, должны своевременно вноситься в книгу замечаний и предложений.

32. Обращения граждан и юридических лиц и прилагаемые материалы после их окончательного разрешения возвращаются заместителю начальника отдела контроля и делопроизводства, ведущему делопроизводство по обращениям, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Минсельхозпрода. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Отметка производится заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства и представляется на утверждение  Министру или его заместителям по курируемым вопросам.

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме.

После рассмотрения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений, на копии ответа заявителю, остающейся в отдельном деле отдела контроля и делопроизводства, также проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело.

33. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Дела с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением.

34. При формировании дел с обращениями граждан и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направления обращений и документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются.

35. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений, заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, 5 лет (в случае неоднократного обращения — 5 лет с даты последнего обращения). В необходимых случаях центральной экспертной комиссией Минсельхозпрода может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений заявителей.

Ответственность за сохранность документов по обращениям возлагается на начальника отдела контроля и делопроизводства.

36. При создании бумажных копий электронных обращений их оригиналы в электронном виде сохраняются в случае необходимости подтверждения условий отправки (получения) обращений и (или) использования в справочных и (или) доказательных целях.

37. Дела с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, передаются в ведомственный архив Минсельхозпрода через год после завершения делопроизводства по ним.

38. Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится вместе с новой книгой у заместителя начальника отдела контроля и делопроизводства, а по истечении календарного года – в течение 5 лет в архиве Минсельхозпрода.

39. По истечении установленных сроков хранения обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, книга замечаний и предложений подлежат уничтожению. Акт об уничтожении рассматривается центральной экспертной комиссией Минсельхозпрода, подписывается председателем, ее членами и утверждается заместителем министра, курирующим управление организационного обеспечения, учета и делопроизводства. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится управлением организационного обеспечения, учета и делопроизводства после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу утверждены за соответствующий период времени.

40. Обращения систематически анализируются и обобщаются заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы организаций, подчиненных Минсельхозпроду.

Результаты анализа и обобщения, оформленные в виде аналитических справок и обзоров, представляются Министру по окончании каждого года, а также по мере необходимости.

 


 Приложение
к Инструкции о порядке ведения
делопроизводства по обращениям граждан
и юридических лиц и организации приема
граждан и юридических лиц в Министерстве сельского
хозяйства и продовольствия Республики Беларусь

 

Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан и юридических лиц

Регистрационный индекс     № _________

Фамилия, собственное  имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина  _____________________________________________

Адрес места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы) гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон __________

Форма подачи обращения _________________________________________

Дата поступления обращения______________________________________

Количество листов обращения _______________________________________

Количество листов приложений __________________________________

Даты, индексы* повторных обращений _____________________________

Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________

Тематика ________________________________________________________

Содержание ______________________________________________________

Резолюция _______________________________________________________

Исполнитель__________________ Срок исполнения ____________________

Документ направлен на исполнение ___________________________________

Дата направления _____ Срок исполнения _____ Дата исполнения _______

Ход рассмотрения _________________________________________________

Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________________

Результат рассмотрения обращения ___________________________________

Дата ответа заявителю  ______________ № __________________________

Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема __________

Отметка о снятии с контроля ________________________________________

Документ подшит в дело № ________________________________________

     --------------------------------

     * Проставляются   при   присвоении   повторному   обращению очередного регистрационного индекса.

 
Поделиться: